อุปกรณ์ที่นำมาใช้ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ

อุปกรณที่นำมาใช้ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ภายในสำนักงานย่อมมีเครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ ประกอบกันอยู่มาก ในอดีตต้องมีตู้เก็บเอกสาร เก็บแฟ้มข้อมูล มีเครื่องคิดเลข กระดาษ ดินสอ การทำงานก็มีแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องกรอก ต้องประมวลผลหรือคิดคำนวณ การส่งเอกสารกระทำโดยเด็กส่งหนังสือ การสรุปผลหรือทำรายงานยุ่งยากเสียเวลา เช่น การสรุปยอดขายหรือทำบัญชีต้องมีการกรอกข้อมูล คิดคำนวณตัวเลขเป็นจำนวนมาก
ในปัจจุบันมีอุปกรณ์สำนักงานช่วยอำนวยความสะดวกมากมาย มีเครื่องพิมพ์ที่ใช้คอมพิวเตอร์ช่วย เรียกว่าเวิร์ดโปรเซสเซอร์ ส่วนที่ก้าวหน้าขึ้นไปก็เรียกว่าเดสท๊อปพับปลิชเชอร์มีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการคิดคำนวณและประมวลผลเก็บข้อwbr>wbr เช่น ฟลอปปี้ดิสก็ ฮาร์ดดิสก์ ข้อมูลที่จัดเก็บสามารถเรียกมาใช้สรุปผล สร้างรายงาน ทำกราฟ การส่งข้อมูลข่าวสารระหว่างกันก็ทำในรูปการสื่อสารข้อมูล ระบบการทำงานจึงเกี่ยวข้องกับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หลายอย่าง ซึ่งสามารถผนวกเข้าหากันเป็นระบบเดียวกันได้ อุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ ได้แก่ โทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ หรือเชื่อมโยงเข้ากับระบบตรวจสอบต่าง ๆ เช่น ตรวจวัดอุณหภูมิความชื้น ระบบรักษาความปลอดภัย ระบบการนับจำนวน เป็นต้น การเชื่อมโยงเหล่านี้ก็เพื่อให้มีการส่งถ่าย หรือรับข้อมูลได้อย่างอัตโนมัติ


คอมพิวเตอร์


คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์สำคัญของการทำงานในสำนักงานอัตโนมัติอย่างหนึ่งซึ่งคอมพิวเตอร์นี้ จะอำนวยความสะดวกในการทำงานในสำนักงานต่าง ๆ เช่น งานด้านเอกสาร การเก็บรวบรวมข้อมูล ข่าวสารต่าง ๆ การติดต่อสื่อสาร และอื่น ๆ ผ่าน Software ที่ใช้งานร่วมกันกับเครื่องคอมพิวเตอร์

ตัวอย่างการใช้อุปกรณ์สำนักงานร่วมกัน
ตัวอย่าง

การใช้อุปกรณ์สำนักงานร่วมกันของเครื่องคอมพิวเตอร์ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
สามารถทำได้โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ในแต่ละเครื่อง ที่ติดต่อกันผ่านระบบ Lan สามารถใช้อุปกรณ์ร่วม
กันได้ ดังตัวอย่างการไหลเวียนของเส้นสีน้ำเงินเป็น การส่งสัญญานจากเครื่องคอมพิวเตอร์ที่อยู่ด้านบน
ผ่าน LanCard Switching เข้าไปสั่งให้อุปกรณ์สำนักงาน คือ เครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ ทำงานโดยผ่านทางเครื่องคอมพิวเตอร์ที่อยู่ด้านล่าง ซึ่งได้ติดตั้งอุปกรณ์สำนักงานดังกล่าวไว้แล้ว

แลนการ์ด


LanCard เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารกัน ระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องจะต้องมี LanCard เพื่อให้สามารถติดต่อกันได้โดยจะใช้ร่วมกันกับอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น สายเคเบิล Hub/Switching เป็นต้น


สวิทย์ซิ่ง



Switching/Hub เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการเชื่อต่อกันระหว่าง สายเคเบิลที่พ่วงต่อกับ LanCard ของเครื่องคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ เพื่อรวมกันเป็นชุดเพื่อให้สะดวกและง่ายต่อการใช้งาน ขนาดของ Switching/Hub มีหลากหลายขนาดด้วยกันแล้วแต่ว่าจะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานในระบบมากน้อยเพียงได และต้องการใช้ความเร็วในการประมวลผลของระบบเท่าไร ก็สามารถกำหนดตามความต้องการได้


ซอต์แวร์


Software เป็นสิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งในการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ปัจจุบันมี Software ใหม่ ๆ ที่จะคอยช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ เช่น ระบบปฏิบัติการ Windows Linux NT เป็นต้น ซึ่งจะมี Software ที่สามารถทำงานร่วมกับระบบปฏิบัติการ ของแต่ละชนิดได้ เช่น ระบบปฏิบัติการ Windows จะมีชุด Microsoft Office ที่จะคอยอำนวยความสะดวกในการทำงานด้านต่าง ๆ ของสำนักงาน เป็นต้น

โมเด็ม


Modem เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการแปลงสัญญานโทรศัพท์ ให้สามารถใช้งานร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ Modem นี้จะนำมาใช้งานกับเครื่องแม่ข่าย หรือ Server ก็ต่อเมื่อระบบต้องการใช้ Internet ในการติดต่อสื่อสาร และหาข้อมูลก็จะนำมาใช้งานร่วมกับ Switching LanCard สายเคเบิล ซึ่งจะทำให้เครื่องลูกข่ายสามารถใช้งาน Internet ได้เช่นเดียวกับเครื่อง แม่ข่าย หรือ Server

สายเคเบิลเป็นสื่อส่งข้อมูลที่นิยมใช้กันมากในปัจจุบัน ลักษณะทั่วไปเป็นสายทองแดง อาจมีหรือไม่มีฉนวนหุ้ม ขึ้นอยู่กับชนิดของสายเคเบิล สายเคเบิลที่นิยมใช้กันมีอยู่ 3 ประเภท คือ
สายโคแอกเชียล (Coaxial)
สายคู่ตีเกลียวไม่มีหุ้มฉนวน (Unshielded twisted pair - UTP)
สายคู่ตีเกลียวหุ้มฉนวน (Shielded twisted pair - STP)


ข้อดีและข้อจำกัดในสำนักงานอัตโนมัติ

ระบบการทำงานในสำนักงานต่าง ๆ ที่ประกอบไปด้วยเครื่องมือที่ใช้ในสำนักงานนั้นมักจะมีข้อจำกัดในการทำงานแทบทั้งสิ้น ในระบบสำนักงานอัตโนมัตินี้ก็เช่นกัน ก็มีข้อดีและ ข้อจำกัดการทำงานเช่นกัน ซึ่งสามารถจำแนกได้ดังนี้

ข้อดี
1. สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วและเป็นระบบมากยิ่งขึ้นเมื่อเทียบกับการทำงานแบบ
เดิมที่ยังไม่มีเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้
2. ผู้จัดการสามารถตรวจสอบการทำงานของแผนกต่าง ๆ ได้โดยตรง
3. ทุกแผนกสามารถติดต่อกัน และแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้สะดวก
4. สามารถใช้อุปกรณ์สำนักงานร่วมกันได้ เช่น เครื่องพิมพ์ เป็นต้น
5. เป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย

ข้อจำกัดการทำงาน

1. ต้องใช้งบประมาณมากในตอนแรก แต่จะประหยัดในอนาคต
2. ต้องใช้บุคลากรที่สามารถใช้งานเตรื่องคอมพิวเตอร์ หรือต้องมีความรู้ด้านคอมพิวเตอร์
3. ไม่สามารถใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัตินี้ได้ ถ้าอยู่ในที่ชนบทไม่มีไฟ้าใช้

รายละเอียดการใช้งานสำนักงานอัตโนมัติ

ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ ต้องเริ่มต้นจากการวางระบบการทำงานต่าง ๆ ของสำนักงานแล้วทำการประมวลผล ออกแบบระบบของสำนักงานด้วยการให้นักวิเคราะห์ออกแบบระบบของบริษัทเพื่อให้ง่าย และ สะดวกต่อการทำงานในอนาคต เมื่อทำการวิเคราะห์ระบบเรียบร้อยแล้วก็จะทำการวางระบบด้านต่าง ๆ ทั้งทางด้าน Hardware Shoftware และทำการอบรมบุคลากรในบริษัทเพื่อ ให้สามารถทำงานร่วมกับอุปกรณ์สำนักงานใหม่ได้

เวบไซต์ที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับ อุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ มีดังนี้

1. http://members.nbci.com/aster1/
2. http://i.am/pana-oa
3. http://www.shane.net/tiger
4. http://www.geocities.com/Vienna/Strasse/5035/
5. http://members.nbci.com/Prapapim/