การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้

การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้

การตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเมาใช้ เนื่องจากระบบงานสำนักงานอัตโนมัติเป็นงานที่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญ เฉพาะด้านเป็นผู้จัดระบบดังนั้นก่อนจะสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติคงต้องเป็นหน้าที่ของบุคคลดังต่อไปนี้
1. ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
บริษัทที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์สำนักงานอัตโนมัติ มักจะให้บริการด้านการให้คำปรึกษาหรือเป็นผู้จัดตั้งระบบโดยไม่คิดมูลค่า เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ของแต่ละสำนักงาน
2. ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท
บริษัทที่ต้องการมีสำนักงานอัตโนมัติ อาจจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเองเพื่อทำการวิจัยด้านนี้โดยเฉพาะและควรมีพนักงานที่มีความชำนาญด้านการจัดการข้อมูล
3. ที่ปรึกษา
บางบริษัทไม่มีพนักงานที่มความชำนาญพอที่จะจัดตั้งทีมงานขึ้นเองได้
4. ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาก่อนหารเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงาน มีดังนี้
1. การจัดการเอกสารในสำนักงาน พิจารณาถึงข้อมูลในด้านต่าง ๆ ดังนี้
- ปริมาณงานที่พิมพ์มีมากน้อยเพียงใด และความยาวของเนื้อหา
- เวลาที่ใช้ในการพิมพ์เอกสาร เวลาที่ต้องการให้เอกสารเสร็จ
- ปริมาณเอกสารมีมากน้อยเพียงใด และเอกสารที่ต้องใช้ทำสำเนามีมากหรือไม่
- ระดับคุณภาพและความสวยงามของเอกสารที่พิมพ์
- ปริมาณเอกสารที่ผิดพลาด และจะต้องถูกแก้ไข
- ปริมาณงานที่สามารถใช้คอมพิวเตอร์เข้าช่วยได้มากแค่ไหน
- จำนวนพนักงานที่ผลิตเอกสารและค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน
- จำนวนความสึกหรอของอุปกรณ์ที่ใช้เยวกับเอกสาร
2. การวิเคราะห์ระบบสำนักงานทั้งระบบ พิจารณาสิ่งต่อไปนี้
- พิจารณาโครงสร้างของระบบสำนักงาน ว่าที่ใช้อยู่นั้นดีหรือยัง
- พิจารณาผังของสำนักงาน ว่ามีการเคลื่อนไหวของข้อมูลอย่างไร
- พิจารณาหน้าที่ของอุปกรณ์ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
- พิจารณาของแบบฟอร์มที่ใช้วิเคราะห์
- พิจารณาหน้าที่ของงานแต่ละอย่าง เพื่อทราบการทำงานรายละเอียดของงานทั้งหมด